Ci sentiamo dire ogni giorno che le cose che siamo abituati ad usare sono superate:
Il CD non si usa più, ora ci sono gli Mp3
I cavi sono desueti, ora c'è il wireless
Il pc è vecchio, ora c'è il Mac (e qui mi attirero' l'ira de non Maccofili)
Et cetera.
Beh, aggiungo:
gli allegati sono scomodi, ORA CI SONO I GOOGLE DOCS!
Mi stupisce notare che, anche persone del mestiere ne ignorino l'esistenza, o forse l'utilità.
I Google Docs sono files Word, Excell e PowerPoint, che si creano e si salvano online.
Sono comodi, perché, ovunque ci si trovi (casa, ufficio, gli antipodi) i files sono sempre a disposizione, senza bisogno di chiavette USB, hard disk mobili, scomodi invii di allegati via e-mail.
C'è un tasto che si chiama "Share" (=condividere): permette di condividere il documento con chiunque si voglia, pur che abbia un indirizzo Gmail.
Si inserisce l'indirizzo Gmail e si invia. Il destinatario riceve un'email (al suo indirizzo Gmail, natralmente) contenente un link. Il link porta al Google Doc e gli permette di visualizzarlo e modificarlo. (E' possibile scegliere se dargli il permesso solo per leggere o anche per editare il documento).
Si puo' addirittura pubblicare il documento online o come post in un blog.
Visibile da tutti ma non modificabile.
Il grande valore di Google Doc è il fatto che i diversi "collaboratori" possano modificarli.
Questo evita scambi infiniti di e-mail e allegati, perdite di informazioni quando si lavora sul file sbagliato o non aggiornato, tempi lunghi per scaricare i dati, confusione nelle cartelle, impossibilità a lavorare contemporaneamente.
Avete lavorato ad un progetto universitario, ad una serie di slide o simili con con diversi colleghi? Allora conoscete questi disagi.
E vi è mai capitato di cancellare un file, proprio quando non avreste dovuto?
O che il computer si impallasse con tutto il contenuto? Magari prima di una riunione, della tesi o di una presentazione importante? Ho visto gente a cui è capitato.
Il fatto che i Google Docs siano online è una sicurezza in questo senso, perché non dipendono dal vostro PC.
E c'è altro: una funzione utilissima sono le revisioni.
Avete presente la Time Machine di Apple? Lo strumento che permette un backup completo e progressivo di tutto il contenuto del vostro computer e capace di ritrovare le modifiche per data e ora e recuperare tutte le versioni di documenti, archivi e foto?
Le revisioni dei Google Docs funzionano esattamente cosi': permettono di ritrovare le modiche fatte, di vederne data, ora e autore e di recuperare qualsiasi versione precedente.
State medificando insieme ad un collaboratore?
Cliccate su "Discuss": uns servizio di IM si aprirà, permettendovi di chattare.
Molto meglio di un normale file.
Convinti?
Io si'.
Il CD non si usa più, ora ci sono gli Mp3
I cavi sono desueti, ora c'è il wireless
Il pc è vecchio, ora c'è il Mac (e qui mi attirero' l'ira de non Maccofili)
Et cetera.
Beh, aggiungo:
gli allegati sono scomodi, ORA CI SONO I GOOGLE DOCS!
Mi stupisce notare che, anche persone del mestiere ne ignorino l'esistenza, o forse l'utilità.
I Google Docs sono files Word, Excell e PowerPoint, che si creano e si salvano online.
- Si va all'indirizzo www.docs.google.com
- Ci si connette con il proprio indirizzo Gmail (Google ha creato una cosa molto comoda che si chiama Google account. Il Google account consente di gestire, blog, applicazioni, IM e posta con un unico ID)
- Si clicca su "New" e si crea un documento. Lo si usa come se fosse un file sul computer: Excell, Word e PowerPoint sono praticamente identici ai programmi di office
- E si salva
Sono comodi, perché, ovunque ci si trovi (casa, ufficio, gli antipodi) i files sono sempre a disposizione, senza bisogno di chiavette USB, hard disk mobili, scomodi invii di allegati via e-mail.
C'è un tasto che si chiama "Share" (=condividere): permette di condividere il documento con chiunque si voglia, pur che abbia un indirizzo Gmail.
Si inserisce l'indirizzo Gmail e si invia. Il destinatario riceve un'email (al suo indirizzo Gmail, natralmente) contenente un link. Il link porta al Google Doc e gli permette di visualizzarlo e modificarlo. (E' possibile scegliere se dargli il permesso solo per leggere o anche per editare il documento).
Si puo' addirittura pubblicare il documento online o come post in un blog.
Visibile da tutti ma non modificabile.
Il grande valore di Google Doc è il fatto che i diversi "collaboratori" possano modificarli.
Questo evita scambi infiniti di e-mail e allegati, perdite di informazioni quando si lavora sul file sbagliato o non aggiornato, tempi lunghi per scaricare i dati, confusione nelle cartelle, impossibilità a lavorare contemporaneamente.
Avete lavorato ad un progetto universitario, ad una serie di slide o simili con con diversi colleghi? Allora conoscete questi disagi.
E vi è mai capitato di cancellare un file, proprio quando non avreste dovuto?
O che il computer si impallasse con tutto il contenuto? Magari prima di una riunione, della tesi o di una presentazione importante? Ho visto gente a cui è capitato.
Il fatto che i Google Docs siano online è una sicurezza in questo senso, perché non dipendono dal vostro PC.
E c'è altro: una funzione utilissima sono le revisioni.
Avete presente la Time Machine di Apple? Lo strumento che permette un backup completo e progressivo di tutto il contenuto del vostro computer e capace di ritrovare le modifiche per data e ora e recuperare tutte le versioni di documenti, archivi e foto?
Le revisioni dei Google Docs funzionano esattamente cosi': permettono di ritrovare le modiche fatte, di vederne data, ora e autore e di recuperare qualsiasi versione precedente.
State medificando insieme ad un collaboratore?
Cliccate su "Discuss": uns servizio di IM si aprirà, permettendovi di chattare.
Molto meglio di un normale file.
Convinti?
Io si'.
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